2015/UH.I-826 - Kamu İhale Kararı - Genel Sekreterliğimize Bağlı Hastaneler İçin Teknik Destek Ve Bakım Elemanı İle 36 Aylık Hastane Bilgi Yönetimi ve Pacs Sistemleri Yazılımı Kiralanması, Güncellenmesi, İşletilmesi ve Eğitimi Hizmet Alımı

KAMU İHALE KURULU KARARI

Toplantı No

Gündem No

Karar Tarihi

Karar No

: 2015/020

: 8

: 18.03.2015

: 2015/UH.I-826

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan V. II. Başkan: Kazım ÖZKAN

Üyeler: Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hasan KOCAGÖZ,

Hamdi GÜLEÇ

BAŞVURU SAHİBİ:

Bmbsoft Bilgisayar Yazılım İletişim Sistemleri San. ve Tic. Ltd. Şti.- Ebubekir Aydın -

Aybest Bilgisayar Sistemleri İş Ortaklığı,

Cevizlidere Mah. 1236. Sok. No:2/4 Balgat Çankaya/ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Afyonkarahisar İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği,

Orhangazi Mah. Nedim Helvacıoğlu Bulvarı 03200 AFYONKARAHİSAR

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2014/126092 İhale Kayıt Numaralı “Genel Sekreterliğimize Bağlı Hastaneler İçin Teknik

Destek Ve Bakım Elemanı İle 36 Aylık Hastane Bilgi Yönetimi ve Pacs Sistemleri Yazılımı

Kiralanması, Güncellenmesi, İşletilmesi ve Eğitimi Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Afyonkarahisar İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği tarafından 31.10.2014

tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Genel Sekreterliğimize Bağlı Hastaneler İçin

Teknik Destek ve Bakım Elemanı İle 36 Aylık Hastane Bilgi Yönetimi ve Pacs Sistemleri

Yazılımı Kiralanması, Güncellenmesi, İşletilmesi ve Eğitimi Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin

olarak Bmbsoft Bilgisayar Yazılım İletişim Sistemleri San. ve Tic. Ltd. Şti.- Ebubekir Aydın -

Aybest Bilgisayar Sistemleri İş Ortaklığı’nın 18.12.2014 tarihinde yaptığı şikâyet

başvurusunun, idarenin 26.12.2014 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince

09.01.2015 tarih ve 1521 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 09.01.2015 tarihli dilekçe ile

itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2015/134 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan

inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) Söz konusu ihalede İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde demonstrasyon ile ilgili

düzenleme yapıldığı, Teknik Şartname’nin 2.1.27’nci maddesinde ise mevcut sistemde yer

alan verilerden idarenin isteyeceği kapsamda demoyla ilgili program setinin isteklilerce

hazırlanması gerektiğinin ifade edildiği, ancak bu hazırlıkla ilgili kendilerine tebliğ edilen

yazıda demo kapsamının belirtilmediği ve anılan düzenlemeye aykırı olarak istekli tarafından

hazırlığının yapılması gereken demo setinin idare tarafından hazırlandığının ifade edildiği, bu

durumun da demonstrasyon sürecinin sağlıklı olarak değerlendirilmesini engellediği, buna

istinaden demo setinin kapsamını belirtecek bir yazının kendilerine sunulması gerektiği,

başvuruya konu ihalenin kısmi teklife açık olduğu ve 3 kısım için teklif verdikleri,

demonstrasyon değerlendirmesiyle alakalı olarak kendilerine yazılan yazıda ihalenin hangi

1

KAMU İHALE KURULU KARARI

Toplantı No

Gündem No

Karar Tarihi

Karar No

: 2015/020

: 8

: 18.03.2015

: 2015/UH.I-826

kısımı için demo yapılacağının belirtilmediği için yeniden demo değerlendirmesine tabi

tutulmaları gerektiği, ihalenin tüm kısımları için ayrı ayrı demo değerlendirmesinin yapılması

gerektiği, idarenin değerlendirmesini tüm kısımlar için sadece bir demo uygulayarak

yapmasının mevzuata aykırı olduğu,

2) İsteklilere verilen demo setinin eşit muamele ve rekabet ilkeleri açısından

aykırılıklar içerdiği, ihale konusu işte sadece Afyonkarahisar Devlet Hastanesi’ne ait kısmın

mevcut yüklenicisi olan ve aynı zamanda istekli vasfını kazanmış Sisoft firmasına kendi

uygulama sisteminin verileriyle hazırlanan demo seti verildiği, Teknik Şartname’nin

2.1.27’nci maddesinde demo seti talebi amacının hastanenin mevcut verilerinin diğer bir bilgi

sisteminde kullanılabilirliğinin test edilmesi olarak ifade edildiğinin görüleceği, bu nedenle

SİSOFT firmasının İscehisar Devlet Hastanesi veya Sandıklı Devlet Hastanesi verilerinden

yararlanılarak hazırlanmış demo seti verilerek değerlendirmeye tabi tutulması gerektiği,

Teknik Şartname’de belirtilen bütün hususlara demo yapıldığı, oysa ki Teknik Şartname’nin

bütün hususlarına uygun hizmeti eksiksiz vermek için işin yüklenicisi olmasının gerektiği,

Teknik Şartname maddeleri değerlendirildiğinde kendilerinin geliştirdiği yazılımın şartname

maddelerini karşılamasına rağmen, idarenin Sisoft firmasına ait verilerle demonstrasyon

yaparak her bir kısım için teklif veren bütün firmaları değerlendirme dışı bıraktığı, bu

durumun 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinin Temel ilkeler başlığı

altındaki güvenilirlik, saydamlık ve kaynakların verimli kullanılması ilkelerine aykırılık teşkil

ettiği,

3) Demonstrasyon ifa etmek için kendilerine verilen demo setinin idare tarafından

verilen 5 günlük sürede “demo setinin hazırlığıyla ilgili beslendiği uygulama sistemi hariç”

herhangi bir uygulama sistemine tümüyle aktarılmasının mümkün olmadığı ve demo

hazırlığının sağlıksız olacağı, zira Teknik Şartname’nin 2.1.50’nci maddesine göre; yüklenici

olunması durumunda dataların aktarımı için verilen sürelerin 90 günü kapsadığı ve bu sürenin

makul süreyi ifade ettiği, buna istinaden kendilerine veri aktarımı ile ilgili makul bir süre veya

demo setinin teşekkülüne esas olabilecek makul bir data kapasitesinin verilmesi gerektiği,

4) Teknik Şartname’nin demonstrasyon bölümünde “tüm değerlendirmelerin ihale

komisyonu üyeleri tarafından yapılması kaydıyla demoya idareden gerek görülen kadar

personel katılabilir ancak karara katılamaz” düzenlemesinin yer almasına rağmen

kendilerine yapılan demo sırasında ihaleye istekli olarak katılan firmalardan biri olan Akgün

firmasının Sandıklı Devlet Hastanesi’nde bilgi işlem personeli olarak çalışan Ahmet Coşar’ın

demo anında salonda bulunduğu ve yapılan demo ile ilgili notlar tuttuğu, bu durumun

firmalarının demo bilgilerinin ve demo sürecinin rakip bir firma tarafından izlenmesine ihale

komisyonu tarafından göz yumulduğu ve ihaleye fesat karıştırmak olarak değerlendirilmesi

gerektiği, iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit

edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Şartnameler” başlıklı 12’nci maddesinde “İhale

konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik

şartnamelerin idarelerce hazırlanması esastır. Ancak, mal veya hizmet alımları ile yapım

işlerinin özelliği nedeniyle idarelerce hazırlanmasının mümkün olmadığının ihale yetkilisi

2

KAMU İHALE KURULU KARARI

Toplantı No

Gündem No

Karar Tarihi

Karar No

: 2015/020

: 8

: 18.03.2015

: 2015/UH.I-826

tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartnameler bu Kanun hükümlerine göre

hazırlattırılabilir.

İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale

dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler,

verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar

içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır.

Teknik şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara

uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve

tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün

belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer

verilmeyecektir.

Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik

özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek

şartıyla marka veya model belirtilebilir.” hükmü,

İdari Şartname’nin ” İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde,

“2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Genel Sekreterliğimize Bağlı Hastaneler İçin Teknik Destek Ve Bakım Elemanı

İle 36 Aylık Hastane Bilgi Yönetimi ve Pacs Sistemleri Yazılımı Kiralanması, Güncellenmesi,

İşletilmesi ve Eğitimi Hizmet Alımı.

b) Miktarı ve türü:

3 Kısım Hizmet Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Genel Sekreterliğimize Bağlı Belirtilen 3 Sağlık Tesisi”

düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin ”Tekliflerin hazırlanması ve sunulmasına ilişkin hususlar”

başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Kısmi teklif verilebilecek kısımların listesi ekte belirtilmiştir.

Afyonkarahisar Devlet Hastanesi HBYS Hizmeti, Sandıklı Devlet Hastanesi HBYS

Hizmeti ve İscehisar Devlet Hastanesi HBYS Hizmeti olmak üzere 3 kısım olan ihalemize

sağlık tesisi bazında kısmi teklif verilebilecektir.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin ”Diğer hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “47.1.İstekliler, İhale

komisyonunun teklifleri değerlendirmesi aşamasında teklifin Teknik Şartnameye

uygunluğunun teyit edilmesi amacı ile Hastanede, uygulamalı HBYS tanıtımı (DEMO)

yapacaktır. Demo, ihaleye vermiş oldukları teklifleri uygun görülen ve en düşük teklifi veren

firmadan başlamak üzere, ihaleden sonra idarenin bildireceği gün ve saatte en düşük 1. ve 2.

teklif veren firmalara yapılacaktır, bu iki teklif sahibinin yeterli görülmemesi durumunda

teklif sırasına göre idare demo yapıp/yapmama hakkını saklı tutar. Demoya katılacak

firmalara, demo tarihleri bildirilecektir. Demo uygulaması tüm yazılım gerekleri için

yapılacaktır. İnceleme neticesinde teklifte sunulan yazılımın özelliklerinin Teknik Şartnameye

uygun olmadığının tespiti halinde, istekli ihale dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi yer

almaktadır.

3

KAMU İHALE KURULU KARARI

Toplantı No

Gündem No

Karar Tarihi

Karar No

: 2015/020

: 8

: 18.03.2015

: 2015/UH.I-826

Teknik Şartname’nin “Genel koşullar” başlıklı 2’nci maddesinde

“...

2.1.26.İstekliler, İhale komisyonunun teklifleri değerlendirmesi aşamasında teklifin

Teknik Şartnameye uygunluğunun teyit edilmesi amacı ile Hastanede, uygulamalı HBYS

tanıtımı (DEMO) yapacaktır. Demo, ihaleye vermiş oldukları teklifleri uygun görülen ve en

düşük teklifi veren firmadan başlamak üzere, ihaleden sonra idarenin bildireceği gün ve

saatte en düşük 1. ve 2. teklif veren firmalara yapılacaktır, bu iki teklif sahibinin yeterli

görülmemesi durumunda teklif sırasına göre idare demo yapıp/yapmama hakkını saklı tutar.

Demoya katılacak firmalara, demo tarihleri bildirilecektir. Demo uygulaması tüm yazılım

gerekleri için yapılacaktır. İnceleme neticesinde teklifte sunulan yazılımın özelliklerinin

Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde, istekli ihale dışı bırakılacaktır.

2.1.27. İdarenin istediği herhangi bir zamanda (yazılı olarak bildirilmesi kaydıyla)

halihazırdaki Yüklenici ya da yüklenicinin idareye bildirdiği temsilcisine tebliğinden itibaren,

5 takvim günü içerisinde sistemde yer alan verilerden, idarenin isteyeceği kapsamda bir

program demonstrasyon (DEMO) seti hazırlayacaktır. Bu Demo Seti talebinin amacı,

hastanenin mevcut verilerinin diğer bir Bilgi Sisteminde kullanılabilirliğinin test edilmesidir.

DEMO için hâlihazırdaki yüklenicinin hazırlayacağı verilerden herhangi bir gerçek

vatandaşın kimlik ve/veya adres bilgisine ulaşım mümkün olmayacaktır. Bir başka ifadeyle,

hazırlanan sette kişilere ait gerçek Vatandaşlık Numarası veya gerçek vatandaşlık

numarasına erişimi mümkün kılan gerçek veri kümeleri yer almayacak, ancak aynı karakter

dizinine sahip verilerle sanallaştırılmış kişiler üzerinden DEMO seti hazırlanacaktır.

2.1.28.Teknik Şartname maddelerinde bulunan özelliklerin gösterilmesi için gerekli

olan tüm donanım ve sarf malzemeler isteklilerce karşılanır.

2.1.29.Demo’da ayaktan hasta kabul, randevu, laboratuar sonuçları görme,

konsültasyon, hasta yatışı, ameliyatı, hasta çıkışı ve fatura dökümü, ilaç ve sarf malzeme stok

giriş ve çıkışları, alarm stok seviyeleri, MKYS bağlantısı, sağlık kurul raporlaması, ayaktan

hasta raporlamaları, Veri Giriş Elemanı erişim sınırlamaları ve yetkilendirme, Medula

V3,TİG, Satın alma ve Sağlık-Net ile veri gönderme konularında demo yapılacaktır. İhale

komisyonu gerekli durumda tüm modüllerin çalıştığının gösterilmesini isteyebilir. Demo

sırasında sorgulanan modüllerin herhangi birini gösteremeyen veya sorgulamalara cevap

veremeyen istekliler ihale dışı bırakılacaktır.

2.1.30.İdare tarafından DEMO sırasında isteklilerin halen HBYS hizmeti verdikleri ve

kendi belirleyecekleri bir hastaneye uzaktan erişim ile bağlanarak istenen işlemleri

göstermesi istenebilir.

2.1.31.Demo, İdarenin sağlayacağı bir mekanda yapılmalıdır.

2.1.32.Demo ortamında İdare gerekli internet erişim, Kesintisiz Güç Kaynağı,

Projeksiyon Cihazı vb. malzemeleri hazır bulundurmalıdır. Fakat yüklenici bu tür ürün ve

hizmetlerin sağlanamayacağı şekilde donanımlı olarak gelir. (kendine ait gsm hatlarından

internet erişimi sağlamak maksadı ile yanında usb modem dahi bulundurmak zorundadır).

GSM iletişim giderleri demo süresince isteklilerce karşılanacaktır.

…

2.1.34.Demo’ya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir.

2.1.35.Demo için gerekli bilgisayar, 1 adet barkod yazıcı, 1 adet lazer yazıcı, 1 adet

barkod okuyucu, 1 adet scanner, 1 adet web cam, gerekli bağlantı kabloları İstekliler

4

KAMU İHALE KURULU KARARI

Toplantı No

Gündem No

Karar Tarihi

Karar No

: 2015/020

: 8

: 18.03.2015

: 2015/UH.I-826

tarafından sağlanmalı ve idarenin gösterdiği mekana Demo başlama saatinden en az 1 saat

önce kurulmuş ve çalışır duruma getirilmiş olmalıdır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Aktarılan düzenlemelere göre İdari Şartname’nin “Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci

maddesinde, ihale komisyonunca teklif değerlendirmesi aşamasında, teklifin Teknik

Şartname’ye uygunluğunun teyit edilmesi için hastanede demonstrasyon yapılacağı

anlaşılmaktadır.

Başvuruya konu ihalede, 10 adet ihale dokümanı satın alındığı, 31.10.2014 tarihinde

yapılan ihaleye 9 isteklinin katıldığı, ihalede başvuru sahibi istekli olan BMB Soft Bilgisayar

Yazılım İletişim Sis. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 04.11.2012 tarihli ve 9651 sayılı yazı ile

13.11.2014 tarihinde demo sunumu yapmak üzere davet edildiği, 13.11.2014 tarihinde

başlanılan ve 2 gün süren demo sunumu neticesinde düzenlenen 14.11.2014 tarihli demo

tutanağında, anılan istekli tarafından yapılan sunumun idarece yeterli görülmediği

anlaşılmıştır.

Teknik Şartname’nin 2.1.27’nci maddesinde “İdarenin istediği herhangi bir zamanda

(yazılı olarak bildirilmesi kaydıyla) halihazırdaki Yüklenici ya da yüklenicinin idareye

bildirdiği temsilcisine tebliğinden itibaren, 5 takvim günü içerisinde sistemde yer alan

verilerden, idarenin isteyeceği kapsamda bir program demonstrasyon (DEMO) seti

hazırlayacaktır. Bu Demo Seti talebinin amacı, hastanenin mevcut verilerinin diğer bir Bilgi

Sisteminde kullanılabilirliğinin test edilmesidir…” düzenlemesi yer almakta olup, bu

düzenlemeden mevcut verilerden istekli tarafından idarenin isteyeceği kapsamda bir demo

yapılacağının anlaşıldığı, başvuru sahibi istekliye 04.11.2014 tarihli demoya davet yazısının

tebliğ edildiği ve bu yazıda yapılacak demo tarihinin 13.11.2014 olarak belirtildiği,

06.11.2014 tarihli tutanakta başvuru sahibi istekliye Afyonkarahisar Devlet Hastanesi

verilerine sahip datalar ile demo yapılmak üzere 3 adet DVD’nin imza karşılığı elden teslim

edildiği, görülmüştür.

Başvuru sahibinin iddiasında kendilerine tebliğ edilen yazı içeriğinde demo

kapsamının belirtilmediği ve Teknik Şartname’nin 2.1.27’nci maddesindeki düzenlemeye

aykırı olduğu, istekli tarafından hazırlığının yapılması gereken demo setinin idare tarafından

hazırlandığının ifade edildiği, bu hususa ilişkin olarak başvuru sahibinin 07.11.2014 tarihli

yazısı ile idareden bilgi talep edildiği, idarenin 10.11.2014 tarihli cevabi yazısında demonun

teslim edilen DVD’lerdeki dataları kapsayıp, idarenin isteyeceği kapsamda hazırlanacağının

belirtildiği, bu itibarla demonun söz konusu DVD’lerdeki datalara göre isteklilerce

hazırlanacağı anlaşıldığından, başvuru sahibinin bu konudaki iddiası yerinde görülmemiştir.

Öte yandan başvuruya konu hizmet alımı ihalesinin 3 kısımdan oluştuğu,

Şartname’nin yukarıda anılan 2.1.27’nci maddesi düzenlemelerine göre demonun amacının

hastane mevcut verilerinin diğer bir bilgi sisteminde kullanabilirliğinin test edilmesi olduğu

ve idarece istekliler ile yapılmış olan tüm demolarda anılan Şartname hükümlerince

değerlendirilme yapıldığı görülmüştür.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde

uyulacak ilkeler başlıklı” 28’inci maddesinde “… Kısmi teklif verilmesine imkân tanınan

ihalelerde; ilanda ve dokümanda işin başvuruda bulunulabilecek veya teklif verilebilecek her

bir kısmı ve bu kısımlar için tespit edilen yeterlik kriterleri ayrı ayrı gösterilir...” düzenlemesi

5

KAMU İHALE KURULU KARARI

Toplantı No

Gündem No

Karar Tarihi

Karar No

: 2015/020

: 8

: 18.03.2015

: 2015/UH.I-826

uyarınca idarece söz konusu kısmi teklife açık olan ihalede her kısım (hastane) için yeterlik

kriteri olarak tek demo belirlenmesinde mevzuata aykırı bir husus bulunmadığı

anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

2) Başvuru sahibinin 2’inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin ”Diğer hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “47.1.İstekliler, İhale