MADDE 16 – (1) İdare, her bir çerçeve anlaşma ihalesi için bir çerçeve anlaşma işlem dosyası düzenler. (Değişik: 16/3/2011 – 27876 R.G. / 7 md.) Bu dosyada ihale sürecinin bulunduğu aşamaya göre EKAP üzerinden hazırlanarak çıktısı alınanlar dahil aşağıdaki belgeler yer alır.
a) Onay belgesi ve eki yaklaşık maliyet hesap cetveli,
b) Listeye alınacak isteklilerin fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği çerçeve anlaşma ihalelerinde fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplama yöntemine yönelik düzenlemenin gerekçelerinin yer aldığı açıklama belgesi,
c) İhale dokümanı ile düzenlenmişse zeyilname ve yapılmışsa açıklamalar,
ç) (Mülga: 16/03/2019-30716 RG/4. md.; yürürlük: 01/06/2019)
d) İhale ilan metinleri,
e) Şikayet başvuruları ile başvurular üzerine idare tarafından alınan kararlar ve bunların bildirimine ilişkin belgeler,
f) İtirazen şikayet başvurusunda bulunulmuş ise bu başvuruyla ilgili idare ile Kurum arasındaki tüm yazışmalar ve Kurumun verdiği kararların onaylı örnekleri,
g) İstekliler tarafından sunulan teklifler,
ğ) İsteklilere yapılan bildirimlere ilişkin tebligat ve alındı belgeleri,
h) İhale komisyonu tutanak ve kararları,
ı) İhale süreci ile ilgili diğer belgeler.
(2) Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla çerçeve anlaşma işlem dosyasının birer örneği, ihale ilanını izleyen üç gün içinde idare tarafından ihale komisyonu üyelerine verilir.
(3) (Değişik: 08/09/2011–28048 R.G. / 3 md.) Birden fazla idarenin bir araya gelerek çerçeve anlaşma ihalesini gerçekleştirdiği durumlarda, çerçeve anlaşma işlem dosyasının bir örneği, bu anlaşma kapsamında münferit sözleşme yapabilecek idarelere gönderilir.