29.1. İdarenin EKAP’a kaydı, EKAP üzerinden düzenlenen protokolün posta yolu ile ya da elden Kuruma ulaştırılması yoluyla gerçekleştirilmektedir. Düzenlenen protokolde, EKAP’ta yer alan iş ve işlemleri idare adına yürütmek üzere en fazla iki platform sorumlusunun belirtilmesi gerekmektedir. İdare, Kuruma gönderdiği bu protokolün durumuna ilişkin bilgilere EKAP üzerinden erişebilecektir. Protokoldeki bilgilerin eksik olması durumunda yapılacak iş ve işlemlerin takibinden idareler sorumludur.
29.2 Platform sorumluları ihale sürecinde yer alacak tüm kullanıcı/kullanıcıları tanımlamaya ve bu kişilerin bilgilerinde değişiklik yapmaya yetkilidir. Birden fazla platform sorumlusunun belirlendiği ve bunlardan birinin değiştiği hallerde, değişen platform sorumlusu kendi yerine yeni bir platform sorumlusu tanımlayabileceği gibi, diğer platform sorumlusu tarafından da bu tanımlama yapılabilecektir. Platform sorumlularının ikisinin de aynı anda değişmesi durumunda ise değişikliğe ilişkin belgelerin posta yolu ile ya da elden Kuruma ulaştırılması gerekmektedir.
29.3 Platform sorumluları ve diğer kullanıcılar, EKAP’ta birden fazla idare ve/veya gerçek veya tüzel kişi bünyesinde kullanıcı yetkisine sahip olabilmektedir. Bu kişiler için T.C. Kimlik Numaraları ve şifreleri ile erişebilecekleri tek bir kullanıcı tanımlanmış olup EKAP’a giriş yaptıktan sonra hangi organizasyona ilişkin işlem yapılacağı seçilmelidir. Kullanıcılar EKAP’tan çıkış yapmadan organizasyon değişikliği yaparak diğer bir organizasyona ilişkin iş ve işlemlerini yürütebilecektir.
29.4. EKAP’a yeni eklenecek kullanıcıların tanımlanmaları, gerekli yetki ve rollerinin atanması işlemleri de platform sorumlusu tarafından yapılacaktır. Bu kapsamda; ihale yetkilisi tarafından yedekleriyle birlikte görevlendirilen ihale komisyonu başkan ve üyelerinin, görevlendirildikleri ihaleyle sınırlı olarak tanımlanmaları da platform sorumlusu tarafından yapılacaktır.
29.5. Kullanıcıların EKAP’ta belirlemiş oldukları şifreler gizli olup sadece kullanıcının kendisi tarafından değiştirilebilmektedir. Kullanıcı, belirlemiş olduğu şifre ile yapmış olduğu iş ve işlemlerden sorumlu olduğu gibi, şifresinin gizliliğinden ve güvenliğinden de sorumludur. Kullanıcıların şifrelerini unutması durumunda EKAP Etkileşim Merkezini arayarak şifrelerini sıfırlamaları gerekmektedir. Şifre sıfırlama işleminden sonra kullanıcılar şifre belirleme işlemlerini yeniden gerçekleştirebilecektir.
29.6. Bir idare kullanıcısının bu idareden herhangi bir sebeple ayrılması veya EKAP’ın kullanımını gerektirmeyen bir göreve atanması durumunda platform sorumlusu tarafından bu kişinin hesabı “kapalı” durumuna getirilecektir. Ayrıca, idareden ayrılma durumunda düzenlenen ilişik kesme belgelerinde bu kişinin EKAP üzerinde işlem yapma yetkisinin kapatıldığı hususuna da yer verilmelidir.