Bilgi
İKN
2024/404826
Başvuru Sahibi
Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.
İdare
Tokat İl Sağlık Müdürlüğü
İşin Adı
Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Alımı
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No
Gündem No
Karar Tarihi
Karar No
: 2024/031
: 16
: 07.08.2024
: 2024/UH.I-980
BAŞVURU SAHİBİ:
Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.,
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Tokat İl Sağlık Müdürlüğü,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2024/404826 İhale Kayıt Numaralı “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Alımı” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Tokat İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 06.05.2024 tarihinde açık ihale usulü ile
gerçekleştirilen “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Alımı” ihalesine ilişkin olarak Fonet Bilgi
Teknolojileri A.Ş.nin 24.06.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 03.07.2024
tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 16.07.2024 tarih ve 152574 sayı ile Kurum
kayıtlarına alınan 16.07.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2024/807 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan
inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idare tarafından 14.06.2024 tarihinde KEP adresi
üzerinden kendilerine yapılan tebligat ile demonstrasyon sürecinin birinci aşamasında “Veri
Aktarım Yeteneği”nin yetersiz olarak değerlendirildiği, sürecin ikinci aşaması olan “Log
Tutma ve Analizi”nin ise yeterli kabul edildiği, bununla birlikte Teknik Şartname’nin
4.21’inci maddesindeki düzenleme gereğince kendilerinin demonstrasyonun birinci
aşamasında yetersiz olmaları nedeniyle üçüncü aşamaya davet edilemeyeceklerinin
belirtildiği, ancak idarece demonstrasyon sürecine yönelik işlemlerin kamu ihale mevzuatı ve
ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak yürütülmediği, şöyle ki;
a) İhale dokümanı düzenlemelerine göre, demonstrasyonun yapılabilmesi amacıyla
kendilerine teslim edilen veri tabanı yedeğinin Sağlık Bakanlığı Sağlık Bilgi Sistemleri Genel
Müdürlüğü tarafından yayımlanan VEM Sürüm 2.0’a uyumlu olmadığı, bununla birlikte
açıklayıcı tablo yapılarında tutulmayan alanların bulunduğu, bu durumun veri bütünlüğü ile
tutarlılığı sağlamayan tablo alanlarının ortaya çıkmasına sebebiyet verdiği, bahse konu
hususların incelenmesi ve eksikliklerin giderilmesinin yazıyla idareden istenildiği, idare
tarafından kendilerine verilen cevaptan söz konusu hatalı hususların kontrolünün idarenin
uzman üyeleri tarafından yapılmadığı, anılan hususlara ilişkin itirazlarının mevcut hastane
bilgi yönetim sistemini yürüten ve başvuruya konu ihaleye teklif veren diğer bir istekli
tarafından düzenlenen rapora istinaden reddedildiği ve demonstrasyon sürecine devam
edileceğinin anlaşıldığı, bahse konu edilen hususlara yönelik yapılan şikayete ilişkin cevapta
ise belirtilen eksikliklerin kontrolünün ihale komisyonunca yapıldığının ifade edildiği, ancak
veri kontrollerinin idarece yapıldığına ve yine idare tarafından belirtilen eksikliklere yönelik
iddiaları karşılayabilecek somut bir kanıtın ise ortaya konulamadığı, ihaleye katılım sağlayan
diğer bir istekli tarafından düzenlenen raporda; kendileri tarafından belirtilen eksikliklerin
teknik incelemeden yoksun bir bakış açısıyla değerlendirildiği ve bu eksikliklerin
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No
Gündem No
Karar Tarihi
Karar No
: 2024/031
: 16
: 07.08.2024
: 2024/UH.I-980
demonstrasyon sürecini etkilemeyeceğinin ifade edildiği, buradan hareketle veri tabanı
yedeğinde eksik ve hatalı kayıtların olduğunun kabul edildiği sonucuna ulaşılabileceği,
kendileri tarafından 11.06.2024 tarihinde KEP adresi üzerinden idareye gönderilen yazıda ise
veri tabanı yedeğinin Sağlık Bakanlığı mevzuatlarına uygun olarak teslim edilmediği, yapılan
inceleme ve değerlendirmelerin ihaleye katılan diğer bir istekli tarafından yapıldığı, teslim
edilen verilerdeki eksiklik ve hataların tamamlanarak kendilerine teslim edilmesi veya uygun
olmayan veri alanlarının demonstrasyon işleminden muaf tutulması gerektiğinin talep
edildiği, buna rağmen demonstrasyon sürecine geçildiği, eksik olan söz konusu verilerin
demonstrasyon sürecinde kendilerine yeterlik kriteri olarak sorulduğu,
b) Demonstrasyon sürecinin birinci aşamasında, kendileri tarafından veri tabanı
tablolarında bulunan verilerin gösterimlerinin eksiksiz olarak yapıldığı, ancak bazı komisyon
üyelerince kendilerine yöneltilen soruların “Veri Aktarım Yeteneği”ne yönelik olmadığı ve
söz konusu soruların Teknik Şartname’nin 10.10’uncu maddesi kapsamında muayene ve
kabul komisyonunca gerçekleştirilmesi gereken işlemlere ilişkin olduğu, diğer bir ifadeyle,
demonstrasyonun bu aşamasında sadece “Veri Aktarım Yeteneği”nin test edilmesi gerektiği ve
anılan Şartname’nin 4.24.3’üncü maddesinde belirtildiği üzere teslim edilen bir aylık verilerin
aktarılması ve komisyon tarafından da bu veriler üzerinden soru sorulması gerektiği, ancak
mevcut durumda ihale komisyonunca görev ve sorumlulukların dışına çıkılarak hareket
edildiği, teslim edilen verilerden bir ay öncesinde gerçekleştirilen işlemler sorgulanmak
istendiğinde sorgulamaya cevap verilmesinin mümkün olamayacağı, bununla birlikte veri
tutarsızlığının da ortaya çıkabileceği, bu noktada komisyon tarafından sorulan bazı sorulara
kendilerine teslim edilen kısıtlı verilerde bilgisi bulunmadığından kısmen cevap verilebildiği,
Diğer taraftan, demonstrasyon sürecinde kendilerine sorulan sorular ile açıklamaların
yer aldığı 12.06.2024 tarihli “Demonstrasyon Değerlendirme Tutanağı”nın imzalanmak üzere
kendilerine teslim edildiği, söz konusu tutanağın ekinde bulunan “1. Aşama Demonstrasyon
Soru Listesi”nde yer alan “Cevap verilmedi”, ”Kısmen cevap verildi” ve “VEM bilgisi yok”
şeklindeki açıklamaların doğruyu yansıtmadığı, “Cevap verilmedi” denilen soruların
kendileri tarafından cevaplandığı, bununla birlikte VEM ve açıklayıcı tablo yapılarında
listede belirtilen soruların cevaplanması için gerekli olan bilgilerin bulunmadığının idareye
bildirildiği, ayrıca bu durumun kamera kayıtları ile de doğrulanabileceğinin izah edildiği, söz
konusu tutanakta yer alan “Cevap verilmedi”, ”Kısmen cevap verildi” ve “VEM bilgisi yok”
gibi ifadelerin demonstrasyon esnasında kendilerine sözel olarak ifade edilmediği, sorulan
sorulara verilen cevapların yanlış olması halinde bu durumun kendileriyle ivedilikle
paylaşılmış olması halinde yanlış anlaşılma ve değerlendirmelerin önüne geçilebilmesinin
mümkün olabileceği, ancak bu durumun ihale komisyonuna bildirilmesine ve konuyla alakalı
kamera kayıtlarının bulunmasına rağmen komisyon tarafından taleplerinin kabul edilmediği
ve kendilerinden adı geçen listenin mevcut haliyle imzalanmasının talep edildiği, bunun
üzerine listenin şerh düşülerek imzalandığı,
c) Demonstrasyon sürecinin ikinci aşamasının ihale komisyonunun uzman üyesi
Mehmet Uyan ve mevcut hastane bilgi yönetim sistemini yürüten ve başvuruya konu ihaleye
teklif veren diğer bir isteklinin personeli Fatih Olgun ile birlikte gerçekleştirildiği, adı geçen
personelin demonstrasyon tutanağında imzasının bulunmadığı, ancak bu aşamanın anılan kişi
tarafından yönetildiği ve kendilerince yapılan sunumun yeterli olduğuna ilişkin kararın idare
adına bahse konu personel tarafından sözel olarak ifade edildiği, bu durumun açıkça 4734
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No
Gündem No
Karar Tarihi
Karar No
: 2024/031
: 16
: 07.08.2024
: 2024/UH.I-980
sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesindeki hükümlere
aykırılık teşkil ettiği, bahse konu edilen hususların kamera kayıtlarında da mevcut olduğu,
ç) İhale tarihinde, ihale komisyonu tarafından düzenlenen “E-Teklif Açma ve Belge
Kontrol Tutanağı” incelendiğinde, ihale komisyonunun 5 kişiden oluştuğu, ancak idarece
düzenlenen 12.06.2024 tarihli “Demonstrasyon Değerlendirme Tutanağı”nın incelenmesi
neticesinde, bahse konu tutanağın 10 kişi tarafından imzalandığı, dolayısıyla yapmış oldukları
demonstrasyonun yeterlik değerlendirmesine ilişkin karara ihale komisyonu üyeleri dışında 5
kişinin daha katılım sağladığı ve bu kişilerce sürece ilişkin değerlendirmelerde bulunulduğu,
bu durumun açıkça Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 19’uncu maddesinin
4’ncü bendindeki hükme aykırılık teşkil ettiği, bahse konu hususa yönelik idareye şikayette
bulunulduğu, şikayete dair kendilerine verilen cevapta; ayrıca bir demonstrasyon tutanağının
düzenlendiği ve kendilerinin bu tutanağı imzalamaktan imtina ettiğinin ifade edildiği, ancak
idarenin cevabında belirtilen durumun kendilerine iletilmediği, idare tarafından 14.06.2024
tarihinde KEP adresi üzerinden kendilerine yapılan tebligatta demonstrasyon neticesinde
yeterli görülmediklerine ilişkin üst yazı ile yazının ekinde bulunan 12.06.2024 tarihli
“Demonstrasyon Değerlendirme Tutanağı”na yer verildiği, yaptıkları şikayete yönelik verilen
cevaba kadar başka bir tutanağın gündeme gelmediği, netice itibarıyla, demonstrasyonun
değerlendirilmesine ilişkin tek tutanak olan 12.06.2024 tarihli “Demonstrasyon
Değerlendirme Tutanağı”nın kamu ihale mevzuatına aykırı olacak şekilde ihale komisyonu
üyeleri dışındaki kişilerin katılımıyla düzenlendiği, bu sebeple, demonstrasyon sürecinin
kamu ihale mevzuatı ve ihale dokümanındaki düzenlemelere uygun olacak şekilde yeniden
gerçekleştirilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.
A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar
tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde
“İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi,
güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında
karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmü,
“İhale komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere,
ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin
ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek
sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.
İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu
Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.
Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer
örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.
İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır.
Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından
sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve
imzalamak zorundadır.
İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve
üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No
Gündem No
Karar Tarihi
Karar No
: 2024/031
: 16
: 07.08.2024
: 2024/UH.I-980
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve
çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek
üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini
izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.
(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur.
Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali
işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında
komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek
aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi
sıfatla yer alacakları belirtilir.
(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi
yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun
kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.
(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu
dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.
(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon
üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından
sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve
imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar,
komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları
belirtilerek imzalanır.
(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu
teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda
yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,
İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde
“2.1. İhale konusu işin/alımın;
a) Adı: HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ HİZMET ALIMI
b) Türü: Hizmet alımı
c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği
ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.
d) Kodu:
e) Miktarı:
Müdürlüğümüz ve bağlı sağlık tesislerinin ihtiyacı olan 36 ay süreli HBYS hizmet
alımı
Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Tokat İl Sağlık Müdürlüğü ve bağlı sağlık
tesisleri.(Teknik şartnamenin 1.1 maddesinde belirtilen yerler)” düzenlemesi,
“İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci
maddesinde “… 7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:
7.7.1. Bu madde boş bırakılmıştır.
7.7.2. İdaremiz tarafından Demo çalışması sonucunu gösterir tutanakla isteklilerin
teknik şartnameyi karşılayıp karşılamadığına göre değerlendirme yapılacak ve karşılamayan
firma ihale dışı bırakılacak ve tutanak orijinal iki kopya halinde hazırlanacak ve ihale
komisyonu üyeleri ve istekli yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış olacak, bir kopyası
ihale dosyasında saklanacak diğer kopya istekli yetkilisine teslim edilecektir. İstekli
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No
Gündem No
Karar Tarihi
Karar No
: 2024/031
: 16
: 07.08.2024
: 2024/UH.I-980
yetkilisi/yetkilileri imza etmekten imtina ederse, durum tutanakta açıkça belirtilecektir.”
düzenlemesi,
Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1
Demonstrasyon işlemleri (demo), demoyu idari ve teknik yönleriyle değerlendirecek
personeller tarafından yapılacak ve bu personeller İdare tarafından belirlenecektir.
4.2 Demo, İdare’nin belirleyeceği bir sağlık tesisinde yapılacaktır.
4.3 Tüm demo değerlendirmelerinin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması
kaydıyla, İhale Komisyonunun teklif edeceği alanında tecrübeli/teknik personeller İdare’nin
onayı ile Demo’ya katılır ancak İhale Komisyonu dışındaki kişiler karara katılamazlar.
4.4 Demo’ya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir.
4.5 Yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve istekli
yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında
saklanma gerekmektedir. İstekli yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan
imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.
4.6 Yüklenici, sağlık tesisi idaresi tarafından demo davet çağrısında belirtilen demo
tarihinden en az 3 (üç) iş gününden önce demonstrasyona katılacak personellerin adı, soyadı
ve ünvan bilgilerini resmi olarak müdürlüğümüze iletilecektir.
4.7 Demonstrasyon başlangıç tarihi ile bitiş tarihi arasında, resmi yazı ile idareye
bildirilen personeller haricinde hiçbir personel demoya katılmayacaktır. Demonun ilk
başlangıç tarihi saatine kadar resmi yazı ile personel değişikliği yapılabilecektir.
4.8 Demonstrasyonda kullanılmakta olan tüm sunucular, bilgisayarlar ve demo
alanında bulunan tüm elektronik cihazlarda internet olmayacaktır. Kablosuz hiçbir bağlantı
ve dağıtım cihazı kullanılmayacak olup; bağlantılar kablolu olarak switch üzerinden
yapılacaktır. İnternet gerekli olması durumunda yüklenici tarafından sağlık tesisinden talep
edilecek, idare tarafından gerekli değerlendirme yapıldıktan sonra uygun görülmesi halinde
karşılanacaktır. Ayrıca demonstrasyon alanında bulunan sunucu ve bilgisayarlara dışarıdan
uzaktan bağlantı yapılmayacaktır. İdarenin bilgisi dışında bağlantı tespit edilmesi halinde
tutanak ile kayıt altına alınarak işlem yapılacak, demonstrasyon işlemi sonlandırılacaktır.
4.9 Demonstrasyon uygulama sunucusuna sadece sorulan soruların gösterimini yapan
kullanıcı tarafından bağlanılacak olup; toplantıya katılan hiçbir firma personeli ve anlatım
yapan kullanıcı (veri tabanı üzerinden müdahale edilmeyecek) veritabanı ve uygulama
sunucusuna bağlanmayacaktır.
4.10 Demonstrasyonda alanına cep telefonu sokulmayacaktır.
4.11 Demonstransyon veritabanında “admin” kullanıcısı kullanılmayacaktır. Doktor,
sekreter, eczacı, servis personeli gibi kısıtlı yetkilere sahip kullanıcılar kullanılacaktır.
Demoda istenilen tüm senaryolar bu kullanıcılar ile yapılacaktır, full yetkili kullanıcı (tüm
alanlara yetkili kullanıcı) kesinlikle kullanılmayacaktır.
4.12 Demonstrasyonda ilgili 4.6 ile 4.11 arasında belirtilen maddelerin karşılandığı
yüklenici tarafından demonstrasyon başlamadan gösterilmelidir.
4.13 İstekli, yapacağı yeterlilik demosu sonunda ihale komisyonundan yeterlilik
alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi
geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde yapılacaktır.
Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit
edildiğinde diğer isteklilerden demo yapmaları istenmeyebilecektir.
4.14 Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için
gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeler İsteklilerce karşılanacaktır.
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No
Gündem No
Karar Tarihi
Karar No
: 2024/031
: 16
: 07.08.2024
: 2024/UH.I-980
4.15 MKYS, MEDULA, TİG, E-Nabız Uygulaması, Kızılay entegrasyonu gibi
entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar İstekli tarafından
önceden hazırlanacaktır.
4.16 Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin
demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır.
4.17 Demo’da kullanılacak veri ve/veya veri tabanının demo’ya özgün kalması
konusunda İstekli ile İdare arasında gizlilik sözleşmesi imzalanacaktır ve demo sonrası ilgili
veriler başka bir amaç ile kullanılmayacak ve tamamen silinecektir.
4.18 İstekli, teklif ettiği SBYS’nin tüm modüllerinin birden fazla tarayıcının (Microsoft
Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari vb.) güncel versiyonlarında çalıştığını
demo esnasında gösterecektir.
4.19 İstekli, ihaleden önce demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini
izlemek amacıyla İdare’nin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut
program (sağlık tesisinde hali hazırda kullanılan SBYS) üzerinde herhangi bir görüntüye
bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.
4.20 Demo (başlangıcı) için davet, her bir İstekli için EKAP üzerinden resmi yazıyla
yapılacaktır. Aşamalar (1. ve 2. Aşama) ardından demoya ara verilmesi durumunda demo
sürecine devam için yapılacak olan davetler de yine EKAP üzerinden yapılacaktır. Demo
başlama daveti, tarihi ve süreç içerisinde verilen aralar sonrasında yapılan davetlere
İstekliler tarafından yapılan itirazlar tüm ihale komisyonu üyeleri tarafından
değerlendirilerek karara bağlanacaktır. Komisyon Başkanının katılımı zorunlu değildir.
4.21 Demonstrasyon süreci, sırayla ilerleyecektir. Birinci ve ikinci aşamayı
tamamlayanlar üçüncü aşama için değerlendirilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı
geçemeyenler doğrudan yetersiz sayılacak üçüncü aşama uygulanmayacaktır.
4.22 İdare, İdari ve Teknik şartnamede yazılı tüm maddeleri (şartları) demoda görme
ve sorgulama hakkına sahiptir. Buna ek olarak aşağıda bulunan maddelerin demo sürecinde
kontrol edilmesi istenebilir.
4.24 BİRİNCİ AŞAMA
Veri Aktarım Yeteneği:
4.24.1 Veri aktarım demosu idarenin belirleyeceği ilgili sağlık tesis/tesislerinin son iki
aylık verisi üzerinden yapılacaktır.
4.24.2 Genel Müdürlük tarafından verilen “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı
Yeterlilik Belgesi” sahibi olan İstekliler ihale sürecinde veri aktarımı ve teslimiyle ilgili
demonun bu bölümünden başarıyla geçmiş sayılacak ve bu yazılımlar için kendilerinden veri
aktarım demonstrasyonu istenmeyecektir.
4.24.3 “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” olmayan
İsteklilerden mevcut SBYS programının yedeklenmiş verilerinin ve sistemin başladığı anda
hastane işleyişini aksatmayacak olan verilerin bir kısmını aktarması istenebilir. İsteklilere
ayrıca SBYS VEM görüntüleri ve Referans Kodlar Tablosu aktarıma başlamadan önce teslim
edilecektir. İdarenin VEM’de olmayan görüntülerin aktarılmasını istemesi durumunda bu
görüntüler de İsteklilere teslim edilecektir. Teslim edilecek veri, 1 (bir) aylık data olacak olup
ve istekli bu verileri teklif ettiği mimariye göre işleyecektir. İşlenmiş verilerin aktarım
şemasının oluşturulması ve 1 (bir) aylık verinin aktarılması için en fazla 15 (onbeş) takvim
günü süre verilecektir. Aktarımın yeterliliği, VEM’ de tanımlanan modellerin tamamının ve
VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılması İdare tarafından değerlendirilecektir.
4.24.4 Web tabanlı teklif edilen SBYS yazılımları, birden fazla web tarayıcısının
(Microsoft Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari vb.) güncel versiyonlarında ve
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No
Gündem No
Karar Tarihi
Karar No
: 2024/031
: 16
: 07.08.2024
: 2024/UH.I-980
yapılacak olan tüm versiyon güncellemelerinde SBYS’ye erişecek ve modüllerin mevcut
sisteminde entegre biçimde çalıştığını demo komisyonuna kanıtlayacaktır. İnternet
tarayıcısına ek bir yazılım veya bileşen yüklenerek (barkod yazdırma ve radyolojik
görüntüleme hariç) çalıştırma olmayacaktır. İnternet tarayıcısı dışındaki ara yüzler teknik
olarak yetersiz sayılacak ve ihale dışı bırakılacaktır.
4.24.5 Demonstrasyonun şeffaflığı için ihtilafların oluşması durumunda kullanılmak
üzere tüm demonstrasyon oturumları komisyonca kamera ile kayıt altına alınabilir.
4.24.6 Demo ortamında İdare gerekli internet erişimini sağlayacaktır.
4.24.7 İstekli, ihaleden önce demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini
izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut
program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel
bilgi alınabilecektir.
4.24.8 Demo süresi her bir İstekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5
(beş) iş gününü aşmayacaktır. Demo planı kurum tarafından İsteklilere Demo daveti ile
birlikte gönderilecektir. Demo için davetler, bildirilen elektronik posta, faks veya resmi yazıyla
yapılabilir. Demo süresi idareden kaynaklanan nedenlerle zamanın yeterli gelmemesi halinde
eksik kalan kısımlar için ilave süre verilebilecek olup bu durum diğer isteklilere bildirilecektir.
4.24.9 İstekli, Demo saatine kadar tüm hazırlıklarını tamamlamış ve sistemi çalışır
duruma getirmiş olacaktır.
4.24.10 Demonstrasyon sırasında İstekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon
maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilecek,
“Aslında vardı yüklenmemiş”
“Geliştirilme aşamasında”
“Bilgisayarda arıza oluştu”
“Database çöktü”
“Bilgisayarı açamıyorum”
ve benzeri cevap niteliği taşımayan yuvarlak cevaplar kabul edilmeyecek ve böyle bir
durum oluştuğu takdirde ilgili firmanın demonstrasyon şartlarını yerine getiremediği kabul
edilecektir.
4.24.11 SBYS’nin düzgün çalışmasından İstekli sorumlu olacaktır.
Demo esnasında kullanılacak olan veri tabanı sunucusunda internet olmayacak,
gösterilmesi istenen maddeyi uygulamalı olarak gösterilirken hiçbir İstekli yetkilisi sunucuya
bağlanıp veri tabanı üzerinde işlem yapmayacak. Bununla ilgili olarak İstekli, demo
başlamadan önce gerekli testleri komisyon önünde yaparak sunucuya bağlantı
yapılamayacağını gösterecektir.
4.25 İKİNCİ AŞAMA
Log Tutma ve Analizi: Bu şartnamenin “Loglama ve Performans” başlığı altında
bulunan Loglama İşlemleri bölümünde tanımlanan logların tutulup tutulmadığı, 01.03.2018
tarihinden sonra Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümanı temel alınarak
kontrol edilecektir.
4.26 ÜÇÜNCÜ AŞAMA
Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği: Demo uygulaması,
şartnamede yazılı tüm yazılım gerekleri için yapılacaktır. İnceleme neticesinde teklifte sunulan
yazılımın özelliklerinin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde İstekli ihale dışı
bırakılacaktır. Buna ek olarak İdare tarafından aşağıda bulunan maddelerin demo sürecinde
asgari olarak aşağıdaki hususların kontrol edilmesi istenecektir.
4.26.1 Faturalama süreci tüm ayrıntıları ile SUT kuralları, MEDULA uygulamaları,
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No
Gündem No
Karar Tarihi
Karar No
: 2024/031
: 16
: 07.08.2024
: 2024/UH.I-980
faturalama kuralları, vezne ve tahsilat uygulamaları, fatura raporları, sağlık turizmine
yönelik fiyatlandırma ve fatura çalışmaları,
4.26.2 Girişimsel işlemlerin birlikte girilip puanlandırılmasına ilişkin kuralların
denetlenmesi,
4.26.3 MHRS randevu planlama, şablonlar haberleşme ve raporlama, bölüm bazında
randevu, poliklinik ve yatış işlemleri, tetkik tedavi işlemleri dış kurumlara tetkik için sevk ve
faturaya yansıtma,
4.26.4 İş göremezlik, e-Reçete, e-Rapor, ilaç, tedavi, malzeme ve engellilik gibi rapor
gönderim ve çıktıları,
4.26.5 Tüm ayrıntıları ile stok ve MKYS yönetimi,
4.26.6 Demirbaş yönetimi,
4.26.7 Maaş, özlük, nöbet ve ek ödeme işlemleri hesaplanması, performans takip
sistemi veri gönderimi, personelin kendi ek ödeme, nöbet ve maaş bordrolarını izlemesine
yönelik işlemler,
4.26.8 Kalite yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler,
4.26.9 İndikatör yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler,
4.26.10 Enfeksiyon uzmanı onay süreçleri ve takibi,
4.26.11 Hasta bilgilendirme monitör uygulamaları, poliklinik önü hasta monitörleri
uygulamaları, qmatik ve sıramatik sistemleri ile entegrasyon becerisi için ayrıntılı analiz
değerlendirmesi,
4.26.12 Üst yönetimin operasyonel bazda alabileceği raporlar, analizler için Karar
Destek Sistemleri (KDS) kontrolü,
4.26.13 Servis işlemleri, order (istem) planlama, EHU onayı görüntüleme, epikriz
işlemleri, bölümlerin kendilerine özel epikriz alanlarının yaratılmasına ilişkin süreçler,
4.26.14 Eczane işlemleri, benzer ilaç uygulamaları, minimum-maksimum stok, son
kullanma tarihleri ile ilgili işlemler raporlar ve içerikleri,
4.26.15 Malzeme istek ve çıkışları MKYS işlem ayakları, MKYS’ye yönelik işlemler ve
SBYS sistemi ile karşılaştırmaları,
4.26.16 Sağlık kurulu işlemleri, fotoğraf çekme ve yükleme uygulamaları,
4.26.17 Kan bankası işlemleri, Kızılay entegrasyonu, donör işlemleri, dışarıya kan
satışı,
4.26.18 İstatistiksel işlemler, Hastane Bilgi Formları, Sağlık Bakanlığı standart
formların izlenmesi,
4.26.19 Diyet ve Rasyon Sistemi ile diyet işlemleri,
4.26.20 Personel Devam Takip Sistemi ile İnsan Kaynakları Sisteminde yer alan izin
ve rapor işlemleri, nöbet listelerinin planlanması,
4.26.21 Ameliyathane ve Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi,
4.26.22 Kiosk sistemleri,
4.26.23 Kullanıcı yönetimi, yetkiler, gruplandırma ve grup yetki tanımlama.”
düzenlemesi,
“Veri Teslimi ve Aktarımı” başlıklı 10’uncu maddesinde “… 10.10 Veri aktarımı için
mücbir sebepler dışında (Kamu İhale Kanunu’nda belirtilen haller) ek süre verilmeyecektir.
Veri aktarımı test çalışmaları ise yeni programın idare/sağlık tesislerinde kullanılmaya
başlanmasından önce yaptırılacaktır. Veri aktarımının sağlıklı bir şekilde yapılabildiğine dair
testler önceden tamamlanmış olmalıdır. Bu şartın sağlanıp sağlanmadığının tespiti için yeni
firma ve her kurumun idaresinden yeterli sayıda teknik personelin katılımıyla bir komisyon
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No
Gündem No
Karar Tarihi
Karar No
: 2024/031
: 16
: 07.08.2024
: 2024/UH.I-980
kurulacaktır. Kurulacak olan bu komisyon önceki firmanın sisteminde tutulan veriler ile yeni
sisteme aktarılmış olan verileri kontrol edecektir. Ancak istendiğinde idare/sağlık tesisleri
kendisine ait olan verilerin aktarım durumunu kontrol etmek için komisyon kurabilecektir.
…
10.19 Test işleminde, aktarılan verilerin doğru ve tutarlı olarak aktarıldığı test
edilecektir.
10.20 Bu testleri idare denetiminde Yüklenici gerçekleştirecektir. İdare gerek duyması
durumunda, bu sürece başka kurumlarda bulunan uzman/teknik personeli de
çağırabilecektir…” düzenlemesi yer almaktadır.
Alımı yapılacak hizmetin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin
usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon işlemlerinde yetki ve sorumluluk ihale
işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen
şikâyet incelemesinde demonstrasyonda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesi
mümkün bulunmamaktadır. Bu nedenle idarece demonstrasyon ile ilgili iş ve işlemlerin
usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon tutanağında yer
verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden
inceleme yapılmaktadır.
İdare tarafından başvuru sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.ne KEP adresi üzerinden
gönderilen 24.05.2024 tarihli ve 244621607 sayılı yazı ile demonstrasyon sürecine ilişkin iş
planının belirtildiği,
Anılan istekli tarafından idareye KEP adresi üzerinden gönderilen 04.06.2024 tarihli
ve FA2406/20 sayılı yazıda, demonstrasyon sürecinin birinci aşaması olan “Veri Aktarım
Yeteneği”ne ilişkin verilerin 27.05.2024 tarihinde kendileri tarafından teslim alındığı, bu
verilerin incelenmesi neticesinde, söz konusu yazının ekinde belirtilen eksiklikler ile VEM
görüntü ve mantıksal kayıtların tespit edildiği, teslim alınan verilerde VEM görüntülerinin
mevcut olduğu, ancak bu görüntülerin Sağlık Bakanlığı VEM 2.0 formatına uygun
olmadığının tespit edildiği, ayrıca kendilerince yapılan inceleme sonucunda tespit edilen
eksikliklerin idarece değerlendirilmesi gerektiğinin belirtildiği,
İdarece Mah Zen Grup İnş. Bil. Tem. Tur. Teks. Mad. Tic. ve San. Ltd. Şti.ne KEP
adresi üzerinden gönderilen 05.06.2024 tarihli ve 245694251 sayılı yazı ile başvuru sahibi
istekli tarafından teslim alınan verilerin eksik olup olmadığı ile VEM 2.0 formatına uygun
olmadığı iddia edilen görüntülerin incelenmesi ve akabinde düzenlenecek raporun 06.06.2024
tarihine kadar İl Sağlık Müdürlüğünün sağlık bilgi sistemleri birimine gönderilmesinin
istenildiği,
Mah Zen Grup İnş. Bil. Tem. Tur. Teks. Mad. Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından idareye
KEP adresi üzerinden gönderilen 05.06.2024 tarihli yazıda “… Demo veri seti tüm data
içerisinden Şartnamenin ilgili maddesinde belirtildiği gibi 2 aylık kısıtlı ve hasta bilgileri
gizlenerek hazırlanmıştır. Demo senaryosu için yapılacak sorgulamalar da, tarafınıza teslim
edilen kısıtlı veriler üzerinden yapılacak, her iki taraftan yapılan karşılaştırmaların tutarlı
olması beklenecektir. Kaynakta da mevcut olmayan bir verinin sorgulaması
yapılmayacağından belirtilen hususlar demonstrasyonu etkilemeyecektir. Yazınız ekinde yer
alan maddeler incelenmiş, datanın kesilmesi neticesinde Master/Detay farkından oluşan
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No
Gündem No
Karar Tarihi
Karar No
: 2024/031
: 16
: 07.08.2024
: 2024/UH.I-980
kayıtlar ekte belirtilmiştir. Bu kayıtlar kaynakta da aynı şekilde yer aldığından ekranlara
gelmeyeceğinden demo senaryosuna etki etmeyecektir.
Bilgilerinize arz ederim.” ifadelerine yer verildiği, ayrıca bahse konu yazının ekinde
“Data Verileri Raporu”, “Görüntü_Bilgileri.xls”, “Referans Kodlar SQL” ve “Scripts
SQL”in yer aldığı,
İdarece başvuru sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.ne KEP adresi üzerinden
gönderilen 05.06.2024 tarihli ve 245766950 sayılı yazıda, 04.06.2024 tarihli ve FA2406/20
sayılı yazı ile belirtilen hususların incelenmesi amacıyla HBYS firmasına iletildiği (bahse
konu edilen firmanın Mah Zen Grup İnş. Bil. Tem. Tur. Teks. Mad. Tic. ve San. Ltd. Şti.
olduğu), belirtilen hususlara ilişkin söz konusu firma tarafından düzenlenen rapor ve ilgili
diğer bilgi ve belgelerin ekte yer aldığı, netice itibarıyla, adı geçen firma tarafından verilerin
VEM 2.0 formatında hazırlandığının bildirildiği, ayrıca demonstrasyon işleminin iş planında
belirtildiği şekilde 12.06.2024 tarihinde yapılacağının ifade edildiği,
Ayrıca, bahse konu edilen hususlara başvuru sahibi tarafından şikayet başvurusunda da
yer verildiği, söz konusu şikayet başvurusuna yönelik idarece başvuru sahibine 03.07.2024
tarihinde EKAP üzerinden gönderilen cevap yazısında “Demo sunumunda kullanılan kısıtlı
veriler ve veri yapısı HBYS sunucusundan hazırlanmıştır. Eksik olduğu belirtilen hususların
değerlendirilmesi komisyonumuz tarafından yapılmış herhangi bir hataya sebebiyet vermemek
için de hali hazırda kurumumuz da hizmet vermekte olan HBYS firmasından da inceleme
yapılması istenmiştir. Yapılan incelemeler ve firmanız bildirimleri neticesinde demo soruları
neticeyi etkilemeyecek şekilde uzman üyelerimiz tarafından hazırlanmıştır. Ayrıca gerek
eşitlilik ve gerek hakkaniyet boyutun da sorulacak soruların (Örneğin HBYS sistemimiz de yer
alan e-imzalı raporlar, taranmış pdf raporları) tarafınızdan aktarılabilmesi için kısıtlı veriler
ile birlikte doküman klasörü ve şifreleme algoritmasını açıklayıcı doküman ile birlikte
tarafınıza teslim edilmiştir. VEM kontrolleri idarimiz bilgi işlem tarafından yapılmış olup
ayrıca mevcut HBYS firmasına VEM kontrolleri, algoritmalar, refarans kodları vb. teyidi
görüşleri alınıp firmanıza resmi yazı ile bilgi verilmiştir. Teknik şartnamenin 4.24.3.
maddesine “Aktarımın yeterliliği, VEM’ de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM
kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılması İdare tarafından değerlendirilecektir.
İstinaden sorulan sorular komisyonumuz tarafından değerlendirilmiştir.” ifadelerine yer
verildiği,
Belirlenen tarihte yapılan demonstrasyon işlemi neticesinde, ihale komisyonu
tarafından 12.06.2024 tarihli “1. ve 2. Aşama Demonstrasyon İhale Komisyon Tutanağı”nın
düzenlendiği, anılan tutanağın ihale komisyonunu oluşturan 5 üye tarafından imzalandığı,
ancak bahse konu tutanağın başvuru sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından
imzalanmadığı, söz konusu tutanakta, Teknik Şartname’nin 4’üncü maddesindeki düzenleme
gereğince anılan istekliye demonstrasyon sürecinin birinci aşaması olan “Veri Aktarım
Yeteneği”ne ilişkin olarak 54 adet sorunun sorulduğu, bu aşamada, adı geçen istekli
tarafından 16 adet soruya (2, 3, 7, 9, 10, 11, 12, 18, 22, 23, 28, 33, 35, 44, 47 ve 49’uncu
sorular) verilen cevapların yetersiz olduğu, sürecin ikinci aşaması olan “Log Tutma ve
Analizi”nin (SAMİLOG) ise yeterli olarak değerlendirildiğinin ifade edildiği,
Söz konusu tutanağın ekinde “1. Aşama Demonstrasyon Soru Listesi”ne yer verildiği,
listede anılan istekliye demonstrasyon sürecinde sorulan 54 adet sorunun yer aldığı, listenin
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No
Gündem No
Karar Tarihi
Karar No
: 2024/031
: 16
: 07.08.2024
: 2024/UH.I-980
açıklama kısmında ise bahse konu istekli tarafından sorulan sorulara verilen cevaplara yönelik
“Cevap Verildi”, “Cevap Verilmedi”, “Kısmi Cevap Verdi”, “Cevap Geç Verildi” şeklinde
detaylı açıklamaların yer aldığı, listenin ihale komisyonunu oluşturan 5 üyenin yanı sıra ihale
komisyonunda bulunmayan 5 kişi tarafından da imzalandığı, ihale komisyonunda
bulunmayan bu 5 kişinin idarenin 31.05.2024 tarihli ve 245188452 sayılı yazısına istinaden
Tokat Devlet Hastanesi, Turhal Devlet Hastanesi, Niksar Devlet Hastanesi, Erbaa Devlet
Hastanesi, Zile Devlet Hastanesi ve Tokat Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi tarafından
demonstrasyon sürecinde hazır bulunmak üzere görevlendirilen kişiler olduğu, bununla
birlikte söz konusu listenin anılan istekli tarafından da şerh düşülmek suretiyle imzalandığı,
Öte yandan, anılan istekli tarafından 12.06.2024 tarihli “1. ve 2. Aşama
Demonstrasyon İhale Komisyon Tutanağı”nın imzalanmaması üzerine ihale komisyonu
tarafından 12.06.2024 tarihli başka bir tutanağın da düzenlendiği, bahse konu tutanakta, söz
konusu istekliye sorulan sorulara verilen cevaplar dikkate alınmak kaydıyla anılan isteklinin
yeterli olmadığına karar verildiği, söz konusu kararın istekliye bildirildiği, ancak istekli
tarafından bu karara itiraz edildiği, bahse konu istekli tarafından demonstrasyon sürecinde
kendilerine sorulan soruların bulunduğu listenin şerh düşülmek suretiyle imzalandığı, ayrıca
anılan istekli tarafından “1. ve 2. Aşama Demonstrasyon İhale Komisyon Tutanağı”nın ise
imzalanmadığının belirtildiği, anılan tutanağın ihale komisyonunu oluşturan 5 üye tarafından
imzalandığının belirtildiği,
İdare tarafından anılan istekliye KEP adresi üzerinden gönderilen 14.06.2024 tarihli
ve 246692453 sayılı yazı ile isteklinin demonstrasyon sürecinin birinci aşamasında “Veri
Aktarım Yeteneği”nin yetersiz olarak değerlendirildiği, sürecin ikinci aşaması olan “Log
Tutma ve Analizi”nin ise yeterli kabul edildiği, bununla birlikte Teknik Şartname’nin
4.21’inci maddesindeki düzenleme gereğince isteklinin demonstrasyon sürecinin birinci
aşamasında yetersiz olması nedeniyle üçüncü aşamaya davet edilemeyeceğinin belirtildiği
tespit edilmiştir.
İhalelerde, doğruluğu teyit edilmek üzere, ihale konusu hizmetin ihale dokümanında
öngörülmüş olmak kaydıyla demonstrasyon yapılarak teklif edilen hizmetin ilgili kriterler
bakımından Teknik Şartname’ye uygun olup olmadığının tespit edilebileceği, bu konudaki
takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik
değerlendirmesinin yapılacağının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında
düzenlenmesinin zorunlu olduğu görülmekte olup, ayrıca bu değerlendirme hangi aşamada
yapılırsa yapılsın hizmetin teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı
yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da
idareye ait olduğu anlaşılmaktadır. Bu durumda, demonstrasyon yaptırılması ile ilgili olarak;
idarece ihale komisyonu üyesi yetkili personellerin de bulunduğu heyet gözetiminde ilgili
istekli tarafından sunulan ürünün denenmesi/çalıştırılması, yapılan iş ve işlemlerin denetime
açık bir şekilde raporlanması ve söz konusu rapora uygun olarak ihalenin sonuçlandırılması
önem arz etmektedir.
Numune değerlendirmesine ya da demonstrasyona dayalı olarak alınan ihale
kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; idarece, yukarıda yer
verilen iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve
demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyuşmazlık
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No
Gündem No
Karar Tarihi
Karar No
: 2024/031
: 16
: 07.08.2024
: 2024/UH.I-980
bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvurunun sonuçlandırılması
gerekmektedir. Zira değerlendirmeye ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla
alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak hizmetin istenen teknik kriterleri
sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon işlemlerinde
yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna aittir.
Diğer yandan, başvuruya konu ihaleye ait Teknik Şartname’nin 4.22’nci maddesindeki
düzenlemeden, idarenin İdari Şartname ve Teknik Şartname’de yazılı tüm maddeleri ve/veya
şartları demonstrasyonda görme ve sorgulama hakkına sahip olduğu,
Anılan Şartnamenin 10.10’uncu maddesindeki düzenlemeden ise, veri aktarımı için
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nda belirtilen mücbir sebepler dışında ek sürenin
verilemeyeceği, veri aktarımı test çalışmalarının yeni programın idare ve/veya sağlık
tesislerinde kullanılmaya başlanılmasından önce yaptırılacağı, veri aktarımının sağlıklı bir
şekilde yapılabildiğine dair testlerin önceden tamamlanmış olması gerektiği, bu şartın
sağlanıp sağlanmadığının tespiti için yeni firma ve idareden yeterli sayıda teknik personelin
katılımıyla bir komisyonun kurulacağı, bu komisyonun önceki firmanın sisteminde tutulan
veriler ile yeni sisteme aktarılmış olan verileri kontrol edeceği, ancak istenildiğinde idare
ve/veya sağlık tesislerince kendilerine ait olan verilerin aktarım durumunu kontrol etmek için
de komisyon kurabileceği anlaşılmaktadır.
Yukarıda tespit edilen hususlar ve aktarılan doküman düzenlemeleri gereğince,
başvuru sahibinin (a) iddiasına ilişkin olarak, başvuruya konu ihaleye ait Teknik
Şartname’nin 4.24.1’inci maddesinde “Veri Aktarım Yeteneği”ne ilişkin demonstrasyonun
idarenin belirleyeceği ilgili sağlık tesis ve/veya tesislerinin son iki aylık verisi üzerinden
yapılacağının düzenlendiği, iddia konusu edilen hususlara yönelik yapılan şikayete idarece,
demo sunumunda kullanılan kısıtlı veriler ile veri yapısının HBYS sunucusu tarafından
hazırlandığı, eksik olduğu belirtilen hususların değerlendirilmesinde komisyon tarafından
herhangi bir hataya sebebiyet verilmemesi amacıyla değerlendirmenin hali hazırda idareye
hizmet vermekte olan HBYS firmasınca yapılmasının istendiği, yapılan incelemeler ve
başvuru sahibinin bildirimleri neticesinde demonstrasyon sorularının sonucu etkilemeyecek
şekilde idarenin uzman üyelerince hazırlandığı, ayrıca hem eşitlilik hem de hakkaniyet
çerçevesinde sorulacak sorulara ilişkin kısıtlı verilerin yanı sıra doküman klasörü ve şifreleme
algoritmasının açıklayıcı doküman ile birlikte başvuru sahibine teslim edildiği, VEM
kontrollerinin idarenin bilgi işlem birimi tarafından yapıldığı, bunun yanı sıra mevcut HBYS
firmasından VEM kontrolleri, algoritmalar, refarans kodları vb. ilişkin teyit ve görüşlerinin
alındığı, akabinde başvuru sahibine resmi yazı ile bilgi verildiği, Teknik Şartname’nin
4.24.3’üncü maddesindeki düzenleme gereğince, aktarımın yeterliliği, VEM’de tanımlanan
modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılmasının idare
tarafından değerlendirileceği şeklinde cevabın verildiği, ilgili doküman düzenlemesi ile
idarenin cevap yazısında yer alan hususlar dikkate alındığında, demonstrasyon sürecine ilişkin
verilerin iki aylık olarak kısıtlanmasına karşın, verilerin herhangi bir kısıtlamaya tabi
tutulmadan istekliye teslim edildiği anlaşıldığından başvuru sahibinin (a) iddiasında belirtmiş
olduğu hususların yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
Başvuru sahibinin (b) iddiasına ilişkin olarak, demonstrasyon sürecinin birinci
aşamasında başvuru sahibine “Veri Aktarım Yeteneği”ne ilişkin olarak Teknik Şartname’nin
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No
Gündem No
Karar Tarihi
Karar No
: 2024/031
: 16
: 07.08.2024
: 2024/UH.I-980
4.22’nci maddesindeki düzenleme uyarınca 54 adet sorunun sorulduğu, idarece başvuru sahibi
tarafından söz konusu sorulardan 16 tanesine verilen cevabın yetersiz olarak değerlendirildiği,
başarısız olarak değerlendirilen soruların 12.06.2024 tarihli “1. ve 2. Aşama Demonstrasyon
İhale Komisyon Tutanağı”nda belirtildiği, ayrıca anılan Şartname’nin 10.10’uncu maddesinde
veri aktarımına yönelik düzenlenen hususların muayene ve kabul komisyonu tarafından
gerçekleştirilmesi gereken işlemlere yönelik olmadığı, dolayısıyla anılan maddede veri
aktarımına ilişkin yer alan hususların idarece demonstrasyon aşamasında isteklilere
sorulabilmesinin mümkün olduğu, diğer taraftan, sorulan sorulara yönelik başvuru sahibi
tarafından verilen cevapların detaylarına “1. ve 2. Aşama Demonstrasyon İhale Komisyon
Tutanağı”nın ekinde bulunan “1. Aşama Demonstrasyon Soru Listesi”nin açıklama kısmında
yer verildiği ve bahse konu soru listesinin başvuru sahibi tarafından şerh düşülmek suretiyle
imzalandığı anlaşıldığından başvuru sahibinin (b) iddiasında belirtmiş olduğu hususların
yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
Başvuru sahibinin (c) ve (ç) iddialarına ilişkin olarak, başvuru konusu ihalede idare
tarafından alıma konu edilen hizmetin Teknik Şartname’ye uygunluğunun demonstrasyon
işlemi neticesinde değerlendirildiği, demonstrasyon işlemine ilişkin düzenlenen tutanakta
imzası yer alan kişilerin tamamının ihale komisyonu üyesi oldukları, demonstrasyon
neticesinde ulaşılan tespitlere tutanakta yer verildiği, yukarıda da ifade edildiği üzere,
demonstrasyon değerlendirilmesi işleminin içeriğinin uygunluğuna ve alımı yapılacak
hizmetin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak
yapılmış demonstrasyon değerlendirmesi işlemlerine dair yetki ve sorumluluğun ihale
işlemlerini yürütmekle görevli idareye ait olduğu hususları birlikte değerlendirildiğinde,
başvuru sahibinin (c) ve (ç) iddialarında belirtmiş olduğu hususların yerinde olmadığı
sonucuna varılmıştır.
Öte yandan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının
9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde,
Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir.
Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin
Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından
itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için
faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.
Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade
edilmez.” hükmü yer almaktadır.
Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının
tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate
alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin,
iddiasında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için
Kanun’un öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması"
koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü
maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin
mümkün bulunmadığı sonucuna varılmıştır.
B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden
yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.
KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No
Gündem No
Karar Tarihi
Karar No
: 2024/031
: 16
: 07.08.2024
: 2024/UH.I-980
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ
edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare
Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen
şikâyet başvurusunun reddine,
Oybirliği ile karar verildi.